Dit artikel gaat over hoe je een dossier kunt samenstellen waarmee een advocaat efficiënt kan werken. Het is belangrijk om uw advocaat zo snel mogelijk een goed beeld te geven van het probleem. U kunt uw advocaat en uzelf helpen met een goed dossier, want met een zorgvuldig samengesteld dossier kan uw advocaat sneller werken en dat scheelt u geld. Bovendien: een goed samengesteld dossier verkleint de kans op fouten.
PDF-documenten met als naam “jj-mm-dd Naam.pdf”
Tegenwoordig werken wij het liefst zonder papier. Wij accepteren in principe alleen pdf-documenten met een logische naam, voorafgegaan door de datum in omgekeerde volgorde en met steeds twee getallen voor jaar, maand en datum, gescheiden door koppeltekens.
Efficiënt is: niet te groot!
Een goed pdf-document is niet te groot. Als uw pdf meer dan een paar megabyte groot is, dan is er vaak iets mis. Zoek een online dienst waarmee u het bestand kunt verkleinen (bijvoorbeeld deze dienst). Download vervolgens het resultaat, want dat is het document dat u aan ons moet sturen.
Doorzoekbaar
Een goed pdf-document bevat zoekbare tekst. Als u niet weet wat dat is, open dan een pdf-document en probeert u een bepaald woord te zoeken (in veel programma’s met Ctrl-F). Als uw pdf-leesprogramma geen woorden kan vinden, dan moet de tekst erin nog worden herkend. Zoek een online dienst waarmee de tekst in het bestand wordt herkend (OCR – Optical Character Recognition) (bijvoorbeeld deze dienst). Pas er wel op dat u de juiste taal kiest, dus de taal waarin het document is geschreven. Download vervolgens het resultaat, want dat is het document dat u aan ons moet sturen.
Zonder beveiliging
Zorg ervoor dat de pdf-bestanden geen enkele vorm van beperking hebben (met of zonder wachtwoord). Online zijn verschillende diensten beschikbaar om wachtwoorden of afdrukbeperkingen uit pdf-bestanden te verwijderen.
Geef goede namen: arbeidsovereenkomsten
Als het om arbeidsrecht gaat, dan zult u één of meer arbeidsovereenkomsten hebben. Sla deze op onder de naam Arbeidsovereenkomst 01-08-2024.pdf, dus het woord arbeidsovereenkomst, dan een spatie, en dan de datum waarop de overeenkomst is ondertekend.
Geef goede namen: loonstroken
Sla loonstroken op in één bestand op datumvolgorde (de oudste het eerst en de nieuwste het laatst). Noem het bestand Loonstroken.pdf. Weet u niet hoe u meerdere pdf-bestanden kunt samenvoegen? Zoek een online dienst waarmee u meerdere pdf-bestanden kunt samenvoegen (bijvoorbeeld deze dienst). Download vervolgens het resultaat, want dat is het document dat u aan ons moet sturen.
Geef goede namen: huurovereenkomsten
Als het om huurrecht gaat, dan zult u één of meer huurovereenkomsten hebben. Sla deze op onder de naam Huurovereenkomst 01-08-2024.pdf, dus het woord huurovereenkomst, dan een spatie, en dan de datum waarop de overeenkomst is ondertekend.
Geef goede namen: E-mails
Als u e-mails als bewijs mee wilt zenden, druk ze dan af als pdf. Zorg ervoor dat elke e-mailconversatie één bestand is. Let erop dat alles goed leesbaar is en dat er niet veel onnodige pagina’s met voetteksten worden opgeslagen. Als dat nodig is, kopieer en plak mails dan in Word of Google Docs om onnodige onderdelen te verwijderen en bewaar het resultaat als pdf. Haal geen inhoudelijke tekst weg en ook niet de informatie over geadresseerden, datum en tijd enz. Het enige wat u zou moeten weghalen zijn die grote stukken tekst die vaak onder e-mails staan over vertrouwelijkheid enz. Sla iedere conversatie op met de naam 24-08-01 E-mails tussen A en B.pdf, waarbij 24-08-01 de datum van het eerste e-mailbericht is.
Geef goede namen: andere documenten
Sla andere documenten op met de naam 24-08-01 Betaalbewijs.pdf, waarbij 24-08-01 de datum van het betaalbewijs is of Bankafschriften.pdf. U begint met de datum in omgekeerde volgorde als dat enigszins kan, maar bij documenten waarbij dat niet logisch is, zoals bij Loonstroken, bankafschriften, foto’s enz. doet u dat niet. Stuurt u een dagvaarding? Sla hem op als 24-08-01 Dagvaarding.pdf, waarbij 24-08-01 de datum is waarop de dagvaarding is uitgebracht. Op dezelfde wijze geeft u andere processtukken of van de deurwaarder of van bestuursorganen ontvangen documenten een naam.
Goede indeling
Als u een dossier naar uw advocaat stuurt, dan stuurt niet alleen documenten die de advocaat nodig heeft om uw probleem te begrijpen, maar ook om te weten wie u bent en of u voor gesubsidieerde rechtsbijstand of een korting op het standaard tarief in aanmerking komt. Zorg ervoor dat de advocaat in één oogopslag kan zien welke documenten betrekking hebben op uw probleem en welke nodig zijn om de relatie tussen u en de advocaat te regelen. U kunt dat doen door ze in afzonderlijke mappen te plaatsen die u dan vervolgens apart samenpakt in zip-bestanden. U kunt het ook doen door twee verschillende e-mails aan uw advocaat te sturen: één met de voor uw probleem belangrijke bestanden en één met documenten die de advocaat nodig heeft om de overeenkomst met u goed vast te kunnen leggen.
Wilt u ook nog een beroep doen op Whatsapp-chats of andere communicatie? Lees dan dit artikel om te weten hoe u zulke communicatie efficiënt reproduceert.
Geluid en video
Wilt u geluid of video als bewijs gebruiken? Zorg er dan voor dat u alleen dat deel stuurt dat van belang is. U kunt van een advocaat en een rechter niet verwachten dat zij naar een half uur durend gesprek luisteren of kijken omdat er een paar minuten lang iets belangrijks wordt verteld. Bewaar natuurlijk wel het hele bestand, maar stuur de advocaat (in eerste instantie) alleen dat deel of die delen die echt belangrijk zijn. Zorg er ook voor dat u een transcriptie heeft van wat er wordt gezegd. Er zijn tegenwoordig goede diensten beschikbaar op het internet voor het in tekst omzetten van gesproken tekst. Het resultaat ervan moet u nog wel bewerken door duidelijk te maken wie wat zei en door correcties door te voeren. Stuur het resultaat als een pdf-document mee en maak in de naam van het bestand duidelijk bij welk video- of audio bestand het hoort.
