Este artículo trata de cómo elaborar un expediente que un abogado pueda utilizar eficazmente. Es importante dar a su abogado una idea clara del problema lo antes posible. Puede ayudar a su abogado y a usted mismo con un buen expediente, porque un expediente bien elaborado permite a su abogado trabajar más rápido, lo que le ahorra dinero. Además: un expediente bien elaborado reduce las posibilidades de cometer errores.
Documentos PDF
Hoy en día, preferimos trabajar sin papel. En principio, solo aceptamos documentos PDF.
Eficiente es: ¡no demasiado grande!
Un buen documento pdf no es demasiado grande. Si tu pdf tiene un tamaño superior a unos pocos megabytes, algo suele ir mal. Busca un servicio en línea que te permita reducir el tamaño del archivo (por ejemplo, este servicio). Después descarga el resultado, porque ese es el documento que tienes que enviarnos.
PDF con capacidad de búsqueda
Un buen documento pdf contiene texto en el que se pueden hacer búsquedas. Si no sabes qué es eso, abre un documento pdf e intenta buscar una palabra concreta (en muchos programas, con Ctrl-F). Si tu lector de pdf no encuentra ninguna palabra, el texto que contiene debe ser reconocido. Busca un servicio en línea que reconozca el texto del archivo (OCR – Optical Character Recognition) (por ejemplo, este servicio). Ten cuidado de elegir el idioma correcto, es decir, el idioma en el que se escribió el documento. A continuación, descargue el resultado, ya que ése es el documento que debe enviarnos.
Sin seguridad
Asegúrate de que los archivos pdf no tienen restricciones de ningún tipo (con o sin contraseñas). Existen varios servicios en línea para eliminar contraseñas o restricciones de impresión de los archivos pdf.
Dar buenos nombres: contratos de trabajo
Si se trata de legislación laboral, tendrá uno o más acuerdos laborales. Guárdelos con el nombre Acuerdo de empleo 01-08-2024.pdf, entonces las palabras acuerdo de empleo, a continuación, un espacio, y luego la fecha en que se firmó el acuerdo.
Dar buenos nombres: nóminas
Guarde las nóminas en un archivo por orden de fecha (la más antigua primero y la más reciente al final). Nombra el archivo Nóminas.pdf. ¿No sabes cómo combinar varios archivos pdf? Busca un servicio en línea que te permita combinar varios archivos pdf (por ejemplo, este servicio). A continuación, descargue el resultado, ya que éste es el documento que debe enviarnos.
Dar buenos nombres: arrendamientos
Si se trata de un contrato de alquiler, tendrá uno o varios contratos de alquiler. Guárdelos bajo el nombre Contrato de alquiler 01-08-2024.pdf, entonces las palabras contrato de alquiler, luego un espacio, y luego la fecha en que se firmó el contrato.
Dar buenos nombres: Correos electrónicos
Si quieres enviar correos electrónicos como prueba, imprímelos como PDF. Asegúrate de que cada conversación por correo electrónico sea un solo archivo. Asegúrate de que todo sea fácil de leer y de que no haya muchas páginas innecesarias de pies de página. Si es necesario, copia y pega los correos electrónicos en Word o Google Docs para eliminar las partes innecesarias y guarda el resultado como pdf. No elimines el texto del contenido ni la información sobre los destinatarios, la fecha y la hora, etc. Lo único que debes eliminar son esos grandes trozos de texto que suelen aparecer bajo los correos electrónicos sobre confidencialidad, etc. Guarda cada conversación con el nombre 24-08-01 Emails entre A y B.pdf, donde 24-08-01 es la fecha del primer mensaje de correo electrónico.
Dar buenos nombres: otros documentos
Guarde otros documentos con el nombre 24-08-01 Recibo de pago.pdf, donde 24-08-01 es la fecha del recibo de pago o Extractos bancarios.pdf. Empiece con la fecha al revés si es posible, pero para los documentos en los que esto no tenga sentido, como nóminas, extractos bancarios, fotos, etc., no lo haga. ¿Va a enviar una citación? Guárdelo como 24-08-01 Citacion.pdf, donde 24-08-01 es la fecha en que se emitió la citación. Del mismo modo, nombre otros documentos procesales o documentos recibidos del agente judicial o de organismos administrativos.
Buena disposición
Cuando envíe un expediente a su abogado, no sólo envíe los documentos que el abogado necesita para entender su problema, sino también para saber quién es usted y si tiene derecho a asistencia jurídica subvencionada o a un descuento sobre la tarifa estándar. Asegúrese de que el abogado pueda ver de un vistazo qué documentos se refieren a su problema y cuáles son necesarios para regir la relación entre usted y el abogado. Puede hacerlo colocándolos en carpetas separadas que luego comprimirá por separado en archivos zip. También puede hacerlo enviando dos correos electrónicos diferentes a su abogado: uno con los archivos importantes para su problema y otro con los documentos que el abogado necesita para registrar correctamente el acuerdo con usted.
¿También quiere utilizar los chats de Whatsapp u otras comunicaciones? Entonces lea este artículo para saber cómo reproducir eficientemente dichas comunicaciones.
Sonido y vídeo
¿Quiere utilizar sonido o vídeo como prueba? Entonces asegúrese de enviar sólo la parte que sea importante. No puede esperar que un abogado y un juez escuchen o vean una conversación de media hora porque se cuenta algo importante durante unos minutos. Conserve todo el expediente, por supuesto, pero envíe al abogado (inicialmente) sólo la parte o partes que sean realmente importantes. Asegúrase también de tener una transcripción de lo que se dice. Hoy en día hay buenos servicios en Internet para convertir el texto hablado en texto. De todas formas, tiene que editar el resultado aclarando quién ha dicho qué y haciendo correcciones. Envía el resultado como documento PDF y deja claro en el nombre del archivo a qué vídeo o archivo de audio pertenece.
