Cet article traite de la manière de constituer un dossier qui permettra à un avocat de travailler efficacement. Il est important de donner à votre avocat une bonne image du problème le plus tôt possible. Vous pouvez aider votre avocat et vous-même avec un bon dossier, car un dossier soigneusement constitué permet à votre avocat de travailler plus rapidement, ce qui vous permet d’économiser de l’argent. En outre, un dossier bien constitué réduit les risques d’erreur.
Documents PDF
Aujourd’hui, nous préférons travailler sans papier. En principe, nous n’acceptons que les documents PDF.
L’efficacité, c’est : pas trop grand !
Un bon document PDF n’est pas trop volumineux. Si votre document PDF dépasse quelques mégaoctets, c’est qu’il y a souvent un problème. Trouvez un service en ligne qui vous permet de réduire la taille du fichier (par exemple, ce service). Téléchargez ensuite le résultat, car c’est ce document que vous devez nous envoyer.
Recherche possible
Un bon document PDF contient du texte consultable. Si vous ne savez pas de quoi il s’agit, ouvrez un document PDF et essayez de rechercher un mot particulier (dans de nombreux programmes, utilisez la touche Ctrl-F). Si votre lecteur pdf ne trouve aucun mot, le texte qu’il contient doit encore être reconnu. Trouvez un service en ligne qui reconnaît le texte du fichier (OCR – Optical Character Recognition) (par exemple ce service). Veillez à choisir la bonne langue, c’est-à-dire la langue dans laquelle le document est écrit. Téléchargez ensuite le résultat, car c’est le document que vous devez nous envoyer.
Sans sécurité
Assurez-vous que les fichiers PDF ne comportent aucune restriction (avec ou sans mot de passe). Plusieurs services sont disponibles en ligne pour supprimer les mots de passe ou les restrictions d’impression des fichiers PDF.
Donner de bons noms : les contrats de travail
S’il s’agit de droit du travail, vous aurez un ou plusieurs contrats de travail. Enregistrez-les sous le nom Contrat de travail 01-08-2024.pdf, donc les mots contrat de travail, puis un espace, et enfin la date de signature du contrat.
Donner de bons noms : fiches de paie
Enregistrez les fiches de paie dans un fichier par ordre de date (la plus ancienne en premier et la plus récente en dernier). Nommez le fichier Fiches de paie.pdf. Vous ne savez pas comment combiner plusieurs fichiers PDF ? Trouvez un service en ligne qui vous permet de combiner plusieurs fichiers PDF (par exemple, ce service). Téléchargez ensuite le résultat, car c’est le document que vous devez nous envoyer.
Donner de bons noms : baux
Si le droit de bail est concerné, vous aurez un ou plusieurs contrats de bail. Enregistrez-les sous le nom de Contrat de bail 01-08-2024.pdf, donc le mot contrat de location, puis un espace, et enfin la date de signature du contrat.
Donner de bons noms : Emails
Si vous souhaitez envoyer des courriels à titre de preuve, imprimez-les au format PDF. Veillez à ce que chaque conversation par courrier électronique constitue un seul fichier. Veillez à ce que tout soit facile à lire et à ce qu’il n’y ait pas beaucoup de pages inutiles en bas de page. Si nécessaire, copiez et collez les courriels dans Word ou Google Docs pour supprimer les parties inutiles et enregistrez le résultat au format PDF. Ne supprimez pas le texte du contenu ou les informations sur les destinataires, la date et l’heure, etc. Les seules choses que vous devez supprimer sont les gros morceaux de texte qui apparaissent souvent sous les courriels concernant la confidentialité, etc. Enregistrez chaque conversation sous le nom 24-08-01 E-mails entre A et B.pdf, où 24-08-01 est la date du premier message électronique.
Donner de bons noms : autres documents
Enregistrez les autres documents sous le nom 24-08-01 Paiement.pdf, où 24-08-01 est la date du paiement ou Relevés bancaires.pdf. Dans la mesure du possible, vous commencez par la date en sens inverse, mais pas pour les documents où cela n’a pas de sens, tels que les fiches de paie, les relevés bancaires, les photos, etc. Vous envoyez une citation à comparaître ? Enregistrez-la sous le nom 24-08-01 Citation.pdf, où 24-08-01 est la date à laquelle l’assignation a été émise. De la même manière vous nommez d’autres documents de procédure ou reçus de l’huissier de justice ou d’organismes administratifs.
Bonne présentation
Lorsque vous envoyez un dossier à votre avocat, envoyez-lui non seulement les documents dont il a besoin pour comprendre votre problème, mais aussi pour savoir qui vous êtes et si vous pouvez bénéficier d’une aide juridique subventionnée ou d’une réduction sur l’honoraire normal. Veillez à ce que l’avocat puisse voir d’un seul coup d’œil quels sont les documents liés à votre problème et ceux qui sont nécessaires pour régir la relation entre vous et l’avocat. Vous pouvez le faire en les plaçant dans des répertoires séparés que vous comprimerez ensuite séparément dans des fichiers zip. Vous pouvez également envoyer deux courriels différents à votre avocat : l’un contenant les fichiers importants pour votre problème et l’autre les documents dont l’avocat a besoin pour enregistrer correctement l’accord conclu avec vous.
Vous souhaitez également utiliser les chats Whatsapp ou d’autres communications ? Lisez alors cet article pour savoir comment reproduire efficacement ces communications.
Son et vidéo
Vous souhaitez utiliser des sons ou des vidéos comme preuves ? Dans ce cas, veillez à n’envoyer que la partie importante. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu’un avocat et un juge écoutent ou regardent une conversation d’une demi-heure parce que quelque chose d’important a été dit pendant quelques minutes. Conservez l’ensemble du fichier, bien sûr, mais n’envoyez à l’avocat (dans un premier temps) que la ou les parties qui sont vraiment importantes. Veillez également à disposer d’une transcription de ce qui a été dit. Il existe aujourd’hui sur l’internet de bons services permettant de convertir un texte parlé en texte écrit. Vous devez encore réviser le résultat en clarifiant qui a dit quoi et en apportant des corrections. Envoyez le résultat sous la forme d’un document PDF et indiquez clairement dans le nom du fichier à quel fichier vidéo ou audio il appartient.
